Inleiding

Sinds 25 mei 2018 is de Europese verordening “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG) van kracht. Deze verklaring beschrijft hoe Quodest – Advies de maatregelen heeft geïmplementeerd om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in het kader van deze verordening.

Welke persoonsgegevens verwerkt Quodest – Advies?

Quodest - Advies verwerkt uw persoonsgegevens als u als klant gebruik maakt van onze diensten en/of producten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die verwerkt worden:

• Voor- en achternaam.
• Geslacht.
• Adresgegevens.
• Telefoonnummer vast.
• Telefoonnummer mobiel.
• E-mailadres.
• URL van uw eventuele website.
• KvK nummer (indien niet particulier).
• BTW nummer (indien niet particulier).
• Bankgegevens.
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie, notities, digitale dossiers en digitale bestanden.

Waarom verwerkt Quodest – Advies persoonsgegevens?

Quodest - Advies verwerkt persoonsgegevens voor:

• Het afhandelen van wederzijdse financiële verplichtingen.
• U te kunnen bellen of e-mailen om de dienstverlening van Quodest - Advies uit te kunnen voeren.
• Het onder de aandacht brengen van de producten en diensten van Quodest - Advies.
• Het agenderen van bijeenkomsten of afspraken.
• Het notuleren van bijeenkomsten of afspraken.

Quodest - Advies verwerkt ook persoonsgegevens om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals:

• De controle van de administratie door de accountant.
• Belastingaangiften bij de Belastingdienst.

Waar zijn die persoonsgegevens?

Op smartphones, tablets PC’s en laptops alsmede een NAS (Network Attached Storage) van Quodest – Advies in onderstaande verschijningsvormen:

• In een geautomatiseerde toepassing voor contacten, e-mail en agenda.
• In een geautomatiseerde toepassing voor de financiële administratie.
• Fysieke ordners in een afsluitbare kast voor de financiële administratie
• Bestanden voor tekstverwerking.
• Bestanden voor reken- en werkbladen.
• Back-up bestanden.
• Beknopte weergave van uw gegevens en uw website in het curriculum op de website van Quodest - Advies.
• Beknopte weergave van uw gegevens en uw website in het curriculum op de website van LinkedIn.

Quodest – Advies maakt eveneens gebruik van “KPN-Back-up Online”. Dit houdt in dat dagelijks digitale back-up bestanden versleuteld worden verzonden naar de “Cloud” van KPN. Door middel van codes en wachtwoorden en een “peer to peer” verbinding is Quodest – Advies de enige instantie die toegang heeft tot de inhoud van die back-up bestanden.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden vermeld in de financiële administratie. De wettelijke bewaartermijn van de financiële administratie bedraagt 7 jaar. Voor de overige (digitale) verschijningsvormen hanteert Quodest - Advies een termijn van 1 kalenderjaar na het beëindigen of niet continueren van onze zakelijke relatie.

Voor de vermelding van uw beknopte gegevens in het curriculum op de website van Quodest- Advies wordt uitdrukkelijk uw toestemming gevraagd. Hieraan is geen afgebakende bewaartermijn gebonden.

Verwerkingsovereenkomsten

Met derden zoals de account van Quodest – Advies is in het kader van de verordening een verwerkingsovereenkomst afgesloten.
Met betrekking tot instanties zoals de Belastingdienst, KPN en linkedIn gelden de vigerende verwerkingsovereenkomsten zoals gepubliceerd op de betreffende websites.

Verstrekking aan derden

Quodest - Advies verstrekt uitsluitend persoonsgegevens aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Uw gegevens worden onder geen enkel beding gedeeld met derden voor commerciële, politieke en/of andere doeleinden anders dan met U overeengekomen.

Besluitvorming op basis van persoonsgegevens

Quodest - Advies neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen of algoritmes over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen.

Beveiliging

Infrastructuur

Apparatuur onderdeel van de ICT-(netwerk-)infrastructuur van Quodest –Advies wordt beveiligd middels:

• Een firewall.
• Antivirus programmatuur.
• Malware detectieprogrammatuur.
• Anti-spam programmatuur.

Genoemde programmatuur wordt dagelijks bijgewerkt met de meest actuele versie/definitie.

Toegang, tot de NAS en gegevensoverdracht van en naar de NAS en websites (voor testwerkzaamheden) vindt plaatst middels een “beveiligde verbinding” door TLS (voorheen SSL).
Dit kunt u zien in de adresbalk “https” en het hangslotje. Bovendien worden op de NAS sterk afwijkende poortnummers toegepast.

E-mail

Alle e-mails afkomstig van Quodest - Advies zijn tegen spoofing beveiligd middels SPF, DKIM en DMARC. Het is derhalve praktisch onmogelijk dat u namens Quodest - Advies vervalste e-mails ontvangt voor phishing of andere oplichtingspraktijken.

Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dit betekent dat u bij Quodest- Advies een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens van u in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar .

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, paspoort-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Quodest - Advies zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 1 maand, op uw verzoek reageren.

Quodest - Advies wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Verantwoordelijkheden

Quodest – Advies is verantwoordelijk uw persoonsgegevens te beschermen en is eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens conform deze verklaring.
Zie de contactgegevens van de verantwoordelijke functionaris persoonsgegevens (FG).

(privacyverklaring: versie 1.2:  11 oktober 2021.)